Immobilienmanagement mit Docyard Teil 1/2

Posted at Dienstag, 24. März 2015, 15:19 Uhr.

Bereits im letzten Artikel sind wir darauf eingegangen, wie einfach es ist, beliebige unternehmensrelevante Daten in Docyard zu erfassen und diese zu filtern. In diesem ersten Beitrag unserer zweiteiligen Artikelserie, möchten wir dieses Thema aufgreifen und anhand des Beispiels Immobilien/Real Estate Management vertiefen. Dieser erste Artikel befasst sich dabei mit der Erstellung von branchenüblichen Formularvorlagen (FormTemplates). Teil 2 erweitert das Szenario schließlich um einfache kartenbasierte Analyseverfahren.

Docyard und Immobilienmanagement

Immobilienmanagement beschreibt den Prozess der Verwaltung, der Vermarktung, der Vermietung und der Instandhaltung von Immobilien mit dem Ziel der optimalen Nutzung der Ressource Immobilie über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Dabei fallen eine Vielzahl von Daten und Dokumenten an, die systematisch erfasst, verwaltet und ausgewertet werden müssen, um den zuvor genannten Prozess bestmöglich zu unterstützen. Hierzu nutzen viele Unternehmen Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel, was bei kleinem Immobilienbestand mit nur wenigen Immobilienverwaltern oftmals ausreichend ist. Wächst jedoch der zu verwaltende Bestand und müssen immer mehr Mitarbeiter auf die selben Daten zugreifen, um diese entsprechend Ihrer Tätigkeit zu bearbeiten, zu durchsuchen oder zu analysieren, so stoßen Werkzeuge wie Excel schnell an Ihre Grenzen. Dann müssen Alternativen gefunden werden. Eine davon bietet Docyard mit seinen freidefinierbaren Formularvorlagen, die bestens dazu geeignet sind, Daten, die im Rahmen des Immobilienmanagements anfallen, IT-gestützt zu erfassen und auszuwerten.

Um welche Daten geht es?

In diesem Artikel wollen wir beispielhaft die Ressource Immobilie in Form eines FormTemplates technisch abbilden, um so beliebige branchenspezifische Daten zu erfassen und strukturiert abzulegen. In unserem Beispiel wollen wir uns auf einen kleinen Ausschnitt möglicher Daten begrenzen. Folgende Daten kommen dabei in Frage (in Klammern jeweils der entsprechende Datentyp, der beim Erstellen der Felder angegeben wird):

  • Name der Immobilie (String)
  • Land (String)
  • PLZ (String)
  • Stadt (String)
  • Straße (String)
  • Map (Location)
  • Leerstandsrate (Integer)
  • Faktor (Integer)
  • Hauptnutzungsart (Select)
  • Bewertung (Integer)
  • Jahresmiete (Integer)
  • Notizen (Markdown)

Formularvorlage erstellen

Nun, da wir wissen, welche Daten im Rahmen des Immobilienmanagements erfasst werden, können wir mit dem Anlegen der Formularvorlage beginnen. Dazu wechseln wir in der Seitennavigation auf den Bereich "Form Templates", der alle bereits erstellten Vorlagen auflistet. Mit dem Button "Create new Form Template" können wir unsere neue Formularvorlage erstellen, in dem wir einen Namen (z.B. Asset) und eine Farbe für Objekte dieses Typs vergeben.

New FormTemplate

Ausgehend von diesem Template können im Anschluss die oben definierten Felder erstellt und auf eine hierzu passende Position im Template geschoben werden. Die nachfolgende Graphik zeigt eine exemplarische Konfiguration der oben definierten Felder im FormTemplate Builder, der es uns auf einfache Weise erlaubt, Felder in Ihrer Größe zu verändern (s. Pfeil) und an eine gewünschte Position zu schieben.

FormTemplate Builder

Besonderes Augenmerk liegt hierbei auf dem Feld Map, in dem später ein Kartenausschnitt des Standorts der Immobilie abgebildet werden soll. Da im Feld Map selbst keine Adressdaten erfasst werden, muss das Feld wiederum andere Felder des Formulars referenzieren. In unserem Beispiel bieten sich hierzu die folgenden Felder an:

  • Land (String)
  • PLZ (String)
  • Stadt (String)
  • Straße (String)

Das Feld Map erwartet beim Erstellen bzw. Bearbeiten das Konfigurieren eines Location Patterns. Innerhalb dieses Feldes (Location Pattern) lassen sich einfach Referenzen auf die oben aufgelisteten und bestehenden Felder vornehmen. Referenzen werden dabei stets in geschweiften Klammern ({Referenz}) angegeben und müssen der exakten Benamung des zu referenzierenden Feldes entsprechen. Die nachfolgende Abbildung zeigt dies für obige Adressfelder.

Location Pattern

Wird nun ein neues Formular erstellt, z.B. mit den Adressdaten des Operntums in Frankfurt am Main, so ergibt sich die folgende Konstellation, aus der sich das Location Feld schließlich zusammensetzt.

  • Land = Deutschland
  • PLZ = 60306
  • Stadt = Frankfurt am Main
  • Straße = Bockenheimer Landstrasse 2–4

Aus Sicht des Location Feldes ergibt sich demnach die Adresse "Deutschland 60306 Frankfurt am Main Bockenheimer Landstraße 2-4" die daraufhin geolokalisiert und auf der Karte sichtbar wird.

Die untenstehende Grafik zeigt das ausgefüllte Formular samt geolokalisierter Adresse und Kartenausschnitt.

Formular mit Location Feld

Der Beitrag hat gezeigt, wie leicht es ist, Daten aus dem Bereich des Immobilienmanagements in Docyard strukturiert zu erfassen und auszugeben. Das Management von Immobilien geht jedoch weit über das Erfassen dieser Daten hinaus. Daher soll in einem zweiten Teil dieser Artikelserie auf eine weitere Funktionalität von Docyard eingegangen werden - dem Analysieren erfasster Daten auf einer interaktiven Karte, um z.B. Kaufentscheidungen zu vereinfachen.

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