Docyard als virtueller Datenraum für Due-Diligence Prüfungen / M&A Prozesse

Posted at Mittwoch, 15. April 2015, 10:50 Uhr.

Im Rahmen einer Due-Diligence Prüfung zum Beispiel beim Verkauf eines großen Immobilienportfolios fallen unzählige Dokumente an, welche — wie der Name schon sagt — mit Sorgfalt analysiert und bewertet werden müssen. Umso wichtiger ist es also, den Zugang so einfach wie möglich zu gestalten, so dass das verwendete Werkzeug bei der Arbeit nicht im Wege steht. Gegenüber der einfachen Verwaltung und Verteilung der Daten, sollen diese natürlich dennoch sicher aufbewahrt werden, um den unbefugten Zugriff Dritter zu verwehren.

In diesem Beitrag wollen wir die Eignung unseres Daten- und Dokumentenmanagementsystems Docyard als virtuellen Datenraum aufzeigen und einige wichtige Funktionen vorstellen.

Ordnerstruktur

Docyard bildet seine Daten in einer klassischen Ordnerstruktur ab. Der Komplexität sind hier jedoch keine Grenzen gesetzt. Das heißt, Ihre Dokumentnamen können beliebig lang, sowie die Verschachtelungstiefe der Ordner beliebig hoch sein. Der integrierte DocumentViewer macht es einfach, Dokumente auch ohne Download direkt zu betrachten. Auch individuelle Wasserzeichen für bestimmte Benutzergruppen sind möglich. Zudem können Dokumente wie Ordner mit Tags versehen werden, um diese auf einfache Weise zu kategorisieren oder leichter auffindbar und filterbar zu machen.

Ordnerstruktur / Viewer

Zugriffsberechtigungen

Zur Sicherung der Daten, setzt Docyard auf ein gruppenbasiertes Berechtigunssystem auf Ordnerebene. Die Benutzer des Systems werden also verschiedenen Gruppen zugewiesen, für welche wiederum der Zugriff auf die einzelnen Ordner granular eingestellt werden kann. Einmal vergebene Rechte werden in der Struktur nach unten weitervererbt. Auf diese Art und Weise geerbte Rechte können dann auf tiefer gelegenen Ebenen überschrieben und/oder entzogen werden.

Berechtigungsmatrix

Andere Daten

Des Öfteren gilt es auch Daten zu Bewerten, welche nicht konkret als Dokument vorliegen, oder sich aus verschiedenen anderen Quellen zusammensetzen. Docyard eignet sich nicht nur zur Verwaltung von Dokumenten (wie zum Beispiel Word Dateien, PDF Dokumente, Bildern), sondern erlaubt es auch, nahezu beliebige Daten in Form von Formularen zu erfassen. Formularvorlagen können zentral mit dem Formulargestalter mittels verschiedener Datentypen erzeugt und strukturiert werden und anschließend ebenso wie Dokumente in der Ordnerstruktur abgelegt und verwaltet werden.

Formulargestalter / Formular „Objektdatenblatt“

Nachvollziehbar

Die hoch vertraulichen Daten, welche im Rahmen vieler Due-Diligence Prüfungen verteilt werden müssen, unterliegen hohen Sicherheitsstandards. Neben dem bereits zuvor erwähnten granularen Rechtemanagement, behält sich Docyard jede Aktion, welche auf Ihren Daten vorgenommen wird. Jede Änderung wird protokolliert, jeder Zugriff festgehalten. So haben Sie stets im Blick, was mit Ihren Daten passiert. Vorhandene Dokumente werden beim Ändern nicht überschrieben, sondern eine weitere Version wird in der Historie des entsprechenden Dokumentes erzeugt.

Audit Trails / Dokument Versionen

Docyard unterstützt out of the Box die gängigen Anwendungsfälle eines virtuellen Datenraumes. Durch seine flexible Struktur und komponentenbasierte technische Basis ist es zudem schnell und einfach anpassbar. So sind zeitnahe Anpassungen sowie Erweiterungen, um die Prozesse unserer Kunden auf optimale Art und Weise abzubilden, mehr die Ausnahme als die Regel.

Bei Fragen hierzu erreichen Sie uns via E-Mail oder telefonisch unter +49 6103 311563.

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