Docyard als Sales Funnel

Docyard eignet sich nicht nur zum Speichern und Verwalten von Verträgen, Reports und anderen unternehmensrelevanten Dokumenten. Docyard kann auch dazu genutzt werden, beliebige unternehmensspezifische Objekte (z.B. Kunden, Immobilien, Projekte, Leads. etc.) in Form von Formularvorlagen (Form Templates) zu erfassen und auszuwerten. All das und ein wenig mehr soll in diesem Artikel am Beispiel eines einfachen Sales Funnels (auch Sales Pipeline, Verkaufstrichter oder Vertriebstrichter) veranschaulicht werden.

Zunächst muss geklärt werden, welche Daten im Trichter erfasst werden sollen. Wir beschränken uns in unserem Beispiel auf ein paar wenige, für die wir ein entsprechendes Form Template erstellen. Folgende Daten kommen hierbei in Frage:

• Firma
• Kontakt
• Notizen
• Status (Prospecting, Qualified, Quote, Closure, Closed)
• Bearbeiter

In den Feldern Firma und Kontakt werden Informationen zum Unternehmen gesammelt. Das Notizfeld hilft uns den bisherigen Verlauf schriftlich zu dokumentieren. Im Status protokollieren wir in Form eines Auswahlfeldes den aktuellen Bearbeitungsstand. Das Feld Bearbeiter hilft uns später, Vorgänge benutzerspezifisch zu filtern. Das Formular nennen wir Deal. Das nachstehende Bild zeigt das fertige Formular und den hierbei konfigurierten Trichter.

Ist das Formular entsprechend unseren Anforderungen konfiguriert, können nun Deals erfasst werden.

Wie oben beschrieben, eignet sich das Feld Bearbeiter nicht nur zum Erfassen des für den Vorgang zuständigen Sachbearbeiters, es dient auch dazu, die für den Benutzer nicht relevanten Vorgänge herauszufiltern. Um den Zugriff auf relevante Deals zu erleichtern, bietet Docyard daher die Funktionalität Saved Searches, mit der oft benötigte Suchen abgespeichert und in der Seitennavigation abgelegt werden können. Das nachstehende Bild zeigt dies exemplarisch.

Auf diese Weise lassen sich für jeden Status und Sachbearbeiter spezielle Filter erzeugen, mit denen sich einfache Workflow-Szenarien abbilden lassen.

Das Beispiel hat gezeigt, wie leicht es ist, mit Docyard einfache Formulare zu erstellen und diese gefiltert in der Seitenleiste für spätere Zugriffe abzulegen. Mit diesen einfachen Mechanismen sind beliebige weitere Szenarien wie zum Beispiel das Verwalten und Zuweisen von Aufgaben und das Konfigurieren einfacher Workflows denkbar.

Bei Fragen hierzu erreichen Sie uns via E-Mail oder telefonisch unter +49 6103 311563.