Im Rahmen einer Due-Diligence Prüfung zum Beispiel beim Verkauf eines großen Immobilienportfolios fallen unzählige Dokumente an, welche — wie der Name schon sagt — mit Sorgfalt analysiert und bewertet werden müssen. Umso wichtiger ist es also, den Zugang so einfach wie möglich zu gestalten, so dass das verwendete Werkzeug bei der Arbeit nicht im Wege steht. Gegenüber der einfachen Verwaltung und Verteilung der Daten, sollen diese natürlich dennoch sicher aufbewahrt werden, um den unbefugten Zugriff Dritter zu verwehren.

In diesem Beitrag wollen wir die Eignung unseres Daten- und Dokumentenmanagementsystems Docyard als virtuellen Datenraum aufzeigen und einige wichtige Funktionen vorstellen.

Ordnerstruktur

Docyard bildet seine Daten in einer klassischen Ordnerstruktur ab. Der Komplexität sind hier jedoch keine Grenzen gesetzt. Das heißt, Ihre Dokumentnamen können beliebig lang, sowie die Verschachtelungstiefe der Ordner beliebig hoch sein. Der integrierte DocumentViewer macht es einfach, Dokumente auch ohne Download direkt zu betrachten. Auch individuelle Wasserzeichen für bestimmte Benutzergruppen sind möglich. Zudem können Dokumente wie Ordner mit Tags versehen werden, um diese auf einfache Weise zu kategorisieren oder leichter auffindbar und filterbar zu machen.

Zugriffsberechtigungen

Zur Sicherung der Daten, setzt Docyard auf ein gruppenbasiertes Berechtigunssystem auf Ordnerebene. Die Benutzer des Systems werden also verschiedenen Gruppen zugewiesen, für welche wiederum der Zugriff auf die einzelnen Ordner granular eingestellt werden kann. Einmal vergebene Rechte werden in der Struktur nach unten weitervererbt. Auf diese Art und Weise geerbte Rechte können dann auf tiefer gelegenen Ebenen überschrieben und/oder entzogen werden.

Andere Daten

Des Öfteren gilt es auch Daten zu Bewerten, welche nicht konkret als Dokument vorliegen, oder sich aus verschiedenen anderen Quellen zusammensetzen. Docyard eignet sich nicht nur zur Verwaltung von Dokumenten (wie zum Beispiel Word Dateien, PDF Dokumente, Bildern), sondern erlaubt es auch, nahezu beliebige Daten in Form von Formularen zu erfassen. Formularvorlagen können zentral mit dem Formulargestalter mittels verschiedener Datentypen erzeugt und strukturiert werden und anschließend ebenso wie Dokumente in der Ordnerstruktur abgelegt und verwaltet werden.

Nachvollziehbar

Die hoch vertraulichen Daten, welche im Rahmen vieler Due-Diligence Prüfungen verteilt werden müssen, unterliegen hohen Sicherheitsstandards. Neben dem bereits zuvor erwähnten granularen Rechtemanagement, behält sich Docyard jede Aktion, welche auf Ihren Daten vorgenommen wird. Jede Änderung wird protokolliert, jeder Zugriff festgehalten. So haben Sie stets im Blick, was mit Ihren Daten passiert. Vorhandene Dokumente werden beim Ändern nicht überschrieben, sondern eine weitere Version wird in der Historie des entsprechenden Dokumentes erzeugt.

Docyard unterstützt out of the Box die gängigen Anwendungsfälle eines virtuellen Datenraumes. Durch seine flexible Struktur und komponentenbasierte technische Basis ist es zudem schnell und einfach anpassbar. So sind zeitnahe Anpassungen sowie Erweiterungen, um die Prozesse unserer Kunden auf optimale Art und Weise abzubilden, mehr die Ausnahme als die Regel.

Bei Fragen hierzu erreichen Sie uns via E-Mail oder telefonisch unter +49 6103 311563.

Im letzten Beitrag unserer zweiteiligen Artikelserie zum Thema Immobilienmanagement mit Docyard haben wir gesehen, wie mit Docyard branchenspezifische Daten strukturiert erfasst werden können. Dabei haben wir auch gezeigt, wie sich Adressdaten geolokalisieren und auf einer Karte abbilden lassen. Das wollen wir in diesem Artikel vertiefen, indem wir erfasste Formulardaten kartenbasiert auswerten. Gerade im Immobilienmanagement lassen sich damit schnell und einfach ganze Immobilienportfolios visualiseren und entsprechend bewerten.

Map Analytics

In der Seitennavigation finden wir den Link Map, der es uns ermöglicht, alle Formulare, die ein Location Feld (s. letzter Beitrag) besitzen, unter Berücksichtigung der Berechtigungen, auf einer interaktiven Karte darzustellen. Dabei werden zunächst alle Formulardaten - auf die der Benutzer Zugriff hat und unabhängig von deren Formularvorlage - auf der Karte abgebildet. Das nachfolgende Bild zeigt dies exemplarisch.

Die Farbe der Marker bzw. die Farbe der Bereiche innerhalb der Kuchendiagramme entspricht dabei jeweils der Farbe, die der Formularvorlage zugewiesen wurde (s. letzter Beitrag). In unserem Beispiel setzt sich die Karte demnach aus vier verschiedenen Formularvorlagen zusammen (blau, dunkelblau, grün und hellgrün). Zu erwähnen ist hierbei, dass Docyard naheliegende Punkte zu einem Cluster zusammenfasst und die einzelnen Bestandteile des Clusters in einem Kuchendiagramm anordnet. Wir werden gleich sehen, wie sich Clusterformationen aufheben lassen. Die Cluster selbst sind klickbar, so dass wir auf diese Weise leicht in einzelne Cluster "hineinzoomen" können, um so mehr über dessen Bestandteile zu erfahren.

In unserem Beispiel wollen wir uns auf Immobilien beschränken. Daher klicken wir auf den Link Filter oberhalb der Karte und wählen bei "Search Type" Immobilie aus.

Schicken wir das Formular ohne weitere Filtereigenschaften ab, so werden nur noch Formulardaten vom Typ Immobilie auf der Karte dargestellt. Diese Daten lassen sich nun weiter auswerten. Dazu klicken wir auf den Button Map Analytics, wodurch sich eine Seitenleiste mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten öffnet. Die Seitenleiste Links blenden wir aus Platzgründen aus. Dadurch ergibt sich folgendes Bild.

Wie bereits oben erwähnt, lassen sich Clusterformationen aufheben. Im Bild oben ist dies durch Ein- und Ausschalten der Checkbox Clustering möglich. Aus Gründen der Übersicht, lassen wir für unser Beispiel das Clustering jedoch aktiv.

Zur Auswertung der Daten ist insbesondere der Punkt Category interessant, dessen Dropdown-Element alle für die Formularvorlage Immobilie konfigurierten Formularfelder auflistet. Die Auswahl einer Category sorgt dafür, dass alle Werte des ausgewählten Feldes sortiert und auf eine bestimmte Anzahl an Gruppen (Bins) aufgeteilt werden. Jeder Gruppe wird dabei automatisch eine Farbe zugeordnet, die sich zugleich in der Farbe der Marke/Clusterbestandteile auf der Karte widerspiegelt. Standardmäßig ist das Dropdown-Feld auf Type eingestellt, womit der Typ (z.B. Immobilie, Kunde, Projekt, etc.) der Formulare gemeint ist. Da wir zuvor nach Immobilien gefiltert haben, zeigt uns die Liste (die hierbei aus nur einem Element besteht) unterhalb des Dropdown-Feldes nur die Gruppe der Immobilien. Rechts daneben sehen wir, dass sich 138 Immobilien auf der Karte befinden. Die Farbe der Checkbox daneben (hier grün) bestimmt zugleich die Farbe der Marker (bzw. Clusterbestandteile) auf der Karte. Da es nur eine Gruppe gibt, befinden sich ausschließlich grüne Marker auf der Karte.

Wählen wir demnach im Dropdown-Feld eine andere Kategorie aus, so ändert sich auch automatisch die darunter befindliche Liste und die Farbverteilung der Marker auf der Karte. Wir interessieren uns in unserem Beispiel für die Höhe der Immobilien und wählen deshalb als Category das Feld Höhe (Dach) aus. Das Resultat der Auswahl ist nachfolgendem Bild zu entnehmen.

Wir sehen, dass Docyard automatisch Wertebereiche (< 262 bis > 686) für die erfassten Höhen bildet und diese auf 10 Gruppen/Bins aufteilt und jeweils mit einer Farbe versieht. Welche konkreten Schlüsse können wir daraus nun ziehen? Zunächst einmal wird ersichtlich, dass die meisten (116 = 84 + 32) Gebäude in unserer Datenbank kleiner oder gleich 315 Meter hoch sind. Es gibt jedoch einen Ausreißer am Ende der Skala mit ungefähr 686 Metern. Vergleicht man nun die Farbe der Gruppen mit den Markern auf der Karte, so sieht man sehr schnell, dass sich das höchste Gebäude in unserem Datenbestand offenbar im Nahen Osten befindet. Wie bereits erwähnt, können wir durch Klicken auf den Cluster mit dem roten "Kuchenstück" weiter in die Karte hineinzoomen. Das untenstehende Bild zeigt dies für unser Beispiel.

Zoomt man weit genug hinein, so löst sich die Clusterformation auf und einzelne Marker werden sichtbar. Wir interessieren uns für den roten Marker. Durch Klicken des Markers öffnet sich ein Popup, dem wir alle dafür erfassten Informationen entnehmen können. Bei unserem Marker handelt es sich demnach um das Gebäude Burj Khalifa, das sich in Dubai befindet und bekanntermaßen das höchste Gebäude der Welt ist.

Mit diesem einfachen Beispiel wird klar, wie leicht es ist, Datenbestände visuell auszuwerten. Für unser Beispiel haben wir der Einfachheit halber die Höhe als Auswertungskriterium gewählt. Für den Bereich des Immobilienmanagements lässt sich das Beispiel natürlich genauso auf den Immobilienfaktor, auf die Netto-Jahresmiete, auf Leerstandsraten oder auch auf die Nutzungsart der Immobilie abbilden.

Bei Fragen zum Thema Immobilienmanagement mit Docyard stehen wir Ihnen via E-Mail aber auch telefonisch unter +49 6103 311 563 jederzeit zur Verfügung. Natürlich lässt sich unser Beispiel auch auf andere Szenarien abbilden. Auch hierbei beraten wir Sie gerne.