Dokumente zentral verwalten, kontrolliert verteilen
Dokumentenmanagement mit Docyard.
Daten zusammenführen
Als Unternehmen, das mit externen Zulieferern und Partnern, aber auch firmenintern Daten und Dokumente austauscht, bietet Ihnen Docyard sichere und zentrale Zugriffs-, Strukturierungs- und Verteilungsmechanismen. Formularvorlagen erlauben es zudem, branchenspezifische Daten zu erfassen und diese ebenso zu verwalten.
Grenzen überwinden
Große Dateien und Dokumente lassen sich nicht auf herkömmlichen Kommunikationswegen wie E-Mail übertragen. Die grenzüberschreitende Ordnerfreigabe von Docyard löst dieses Problem elegant indem Sie auch externen Dienstleistern, Kunden oder anderen Fachbereichen große Dokumente oder gar ganze Unterordner temporär zugänglich machen.
Detailliertes Reporting
Docyard schafft Transparenz und Revisionssicherheit. Alle Benutzeraktivitäten im System werden protokolliert, so dass zu jeder Zeit nachvollzogen werden kann, was mit den Daten geschieht. Zudem führt Docyard zu jedem Dokument eine Änderungshistorie, so dass überschriebene Dokumente auch später noch einsehbar sind.
Dokumente zentral ablegen und strukturieren
Docyard erlaubt es, Dokumente, Formulare und Dateien in beliebigen Ordnerhierarchien zentral abzulegen. Dadurch fördert Docyard die lückenlose Dokumentation aller unternehmensrelevanten Vorgänge und dient zudem als sichere Alternative herkömmlicher Systeme wie z.B. Dropbox.
Ordnerinhalte verteilen und öffentlich zugänglich machen
Speziell für Unternehmen, die primär mit externen Dienstleistern oder Partnerfirmen außerhalb des internen Netzwerkes zusammenarbeiten, bieten die Verteilungsmechanismen von Docyard einfache, aber stets sichere Möglichkeiten des Datenaustauschs.
Eigene Datenstrukturen dank Formularvorlagen
Formulare zur Erfassung von Daten gehören für jedes Unternehmen zum Tagesgeschäft. Docyard erlaubt es daher, eigene Formularvorlagen zu gestalten, um diese gleichwertig wie Dokumente und Dateien, ausgefüllt in der Ordnerhierarchie abzulegen. So eignet sich Docyard nicht nur als klassische Dokumentenablage, sondern auch zur Erfassung branchenspezischer Inhalte wie z.B. Kunden- und Kontaktdaten (CRM), Protokollen, Personaldaten, Objektdaten im Immobilienmanagenent etc.
Granulares Benutzer- und Rechtemanagement
Mit Docyard können Sie Ihren Benutzern Gruppen und Rollen zuweisen. Das feingranulare Berechtigungskonzept ermöglicht es, auf Gruppenebene Zugänge beliebig zu definieren. Damit erreichen sie volle Sicherheit und bilden die Unternehmensstruktur 1-zu-1 ab.
WebDav-Schnittstelle
Die Weboberfläche von Docyard ist zwar stets auf einfache Bedienbarkeit optimiert, dennoch ermöglicht es Docyard, Inhalte Ihres Datenraumes auch über die integrierte WebDav-Schnittstelle direkt in Ihrem Betriebssystem — egal ob Windows oder Mac OS X — zu betrachten und zu bearbeiten.
Sichere Datenübertragung und Datenspeicherung
Die Datenübetragung findet ausschließlich verschlüsselt statt. Auch die Dokumente selbst werden verschlüsselt abgelegt, um diese vor dem Zugriff Dritter zu schützen.
Tagging- und Filtermechanismen
Mit Docyard können alle geschäftlichen Artefakte (Dokumente, Formulare, Dateien und Ordner) mit Keywords/Tags versehen werden, um die Kategorisierung und Filterung für spätere Recherchezwecke zu vereinfachen.
Document Viewer
Betrachten Sie hochgeladene Dokumente oder Formulare im integrieten Document Viewer. Der Viewer unterstützt alle gängigen Bildformate und dazu PDF- und Word-Dokumente.
Dokumentversionen
Bei jeder Änderung Ihrer Dokumente entsteht eine neue Dokumentversion. Das garantiert Revisionssicherheit und erlaubt Ihnen zu jeder Zeit ältere Versionen Ihrer Dokumente einzusehen.
Aktivitätsprotokoll (Audit Trail)
Alle Aktivitäten in Docyard sind voll auditierbar. So wird jede Änderung mit allen anfallenden Daten protokolliert und kann entsprechend nachvollzogen werden.
Docyard von überall
Docyard ist webbasiert und wurde von Grund auf für die Nutzung mittels mobilen Endgeräten optimiert, so dass Sie auch von unterwegs bequem auf Ihre Dokumente zugreifen können — die Funktionalität ist dabei nicht eingeschränkt.
Docyard auf Ihren Servern
Wir bieten Ihnen zwei Varianten des Hostings Ihrer Docyard-Instanz. Gerne stellen wir Ihnen die für den Betrieb von Docyard notwendige Infrastruktur (inkl. Domain) zur Verfügung. Alternativ kümmern wir uns auch um die Installation von Docyard auf von Ihnen zur Verfügung gestellten Servern.
Branchen & Einsatzgebiete
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Virtueller Datenraum für Due Diligence Prüfungen
Docyard begleitet Sie beim Kauf oder Verkauf von Immobilienportfolios oder Unternehmen.
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Vertragsmanagement
Verwalten Sie Verträge und bleiben Sie Dank des Fristenkalenders stets informiert.
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Portfolioanalyse
Nutzen Sie Docyard als Asset oder Property Manager zur Analyse Ihrer Immobilienportfolios.
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Kundenanalyse / Geomarketing
Ziehen Sie Schlüsse aus Ihren Kundendaten und planen damit Marketingkampagnen.
Docyard für Due Diligence Prüfungen
Gerade für den Bereich Immobilien- und Unternehmenstransaktionen (M&A) ist Docyard bestens geeignet. Legen Sie alle transaktionsrelevanten Dokumente in beliebigen Ordnerstrukturen ab und gewähren Sie unterschiedlichen Parteien (z.B. Investoren) granular Zugriff auf Ihre Unterlagen.
Dabei sind alle Vorgänge voll auditierbar, so dass Sie zu jeder Zeit den Überblick darüber bewahren, welche Dokumente von wem bearbeitet oder betrachtet wurden.
Auch wenn es darum geht, Interessenten außerhalb des Datenraumes schnellen Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Verträge zu gewähren, zeigt Docyard seine Stärken. Die integrierte Sharing-Funktion erlaubt es, flexibel Dokumente als Link zu teilen.
Überzeugt? Sprechen Sie uns an.
Wenn wir Sie überzeugen konnten und Sie mehr über die Verwendung von Docyard in Ihrem Unternehmen oder eine mögliche Vertriebspartnerschaft erfahren möchten, dann nutzen Sie unser Kontaktformular oder rufen uns an. In beiden Fällen freuen wir uns schon jetzt, von Ihnen zu hören.
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